Claves para mejorar tu servicio de atención al cliente

El “Customer Service” o servicio al cliente que dan las empresas de servicios profesionales a sus clientes, involucra aspectos mínimos esenciales para que estos reciban una atención satisfactoria.

1. Interacciones oportunas

Entre ellas se encuentran el nivel de cumplimiento ante los compromisos, la efectividad de los servicios que ofrecemos y la entrega oportuna de los servicios.
Son enormes los beneficios que se producen en nuestros clientes cuando estos aspectos son bien ejecutados por las empresas. Por ejemplo, cumplir en forma permanente con las promesas que hacemos a nuestros clientes, va construyendo un contexto creciente de Confianza.

Claves:

Ambiente apropiado
Buena atención y trato cordial

2. Confianza

La confianza es esencial para la lealtad y la fidelidad que permiten que los clientes vuelvan a contratar los servicios, y recomendarnos con otros para aumentar nuestra clientela.

Estamos sometidos al juicio de nuestros clientes en todo momento y, por ello, debemos evitar caer en prácticas de negocios que los alejen.

Claves:

Evite retrasos por malos entendidos: aclare y confirme si se comprende el mensaje
Registre las fechas de los compromisos para poderles dar seguimiento
Monitoree las promesas que hechas por ambas partes

3. Efectividad y puntualidad

Otro elemento crucial en la entrega del servicio a los clientes es la Efectividad, una capacidad para lograr lo que nos proponemos.

La Puntualidad es un factor de la Efectividad, una disciplina que las personas se autoimponen para cumplir con sus compromisos, citas, deseos y responsabilidades. La puntualidad es un valor esencial que nos ayuda a construir confianza puesto que demostramos el respeto por el tiempo de otras personas que nos importan o, en este caso nuestros clientes.

Claves:

Prepare sus reuniones con antelación y teniendo en cuenta lo que quiere ver el cliente
Tenga el material adecuado para entregar al cliente
Preste atención a las necesidades y deseos del cliente
Establezca el alcance: Qué es posible entregar y a qué definitivamente no se puede comprometer
Use comunicaciones oportunas

4. Claridad y simpleza

La comunicación es de doble vía y es muy sensible a los malos entendidos, por esto es fundamental mantener la claridad y la simpleza. En una relación del tipo Cliente-Empresa, las comunicaciones juegan un rol esencial para el cumplimiento de los compromisos. Cuando las comunicaciones presentan dificultades se producen diferencias de entendimiento entre ambas partes, derivándose en diferentes conflictos que afectan negativamente la calidad de la relación comercial.

Resolver estos conflictos es todo un desafío pues los individuos nos movemos con una Realidad Propia que puede ser distinta de la Realidad de la otra persona. A esta diferencia se le denomina Percepción. La Percepción depende del lente que cada persona tiene para ver su propia realidad.

Este lente depende de una gran variedad de factores, como experiencias anteriores, emociones, distorsiones cognitivas, nociones preconcebidas, predisposiciones genéticas, egoísmo.

Claves: