La Importancia de un Employee Handbook

Un employee handbook (manual de empleado) bien elaborado puede ser muy beneficioso para cualquier compañía, ya que el mismo librara a la empresa de problemas o demandas grabes e impulsara su productividad.  Mientras dicho manual cuente con un eficaz detalle de las políticas obligatorias y recomendadas de la empresa, la efectividad de este podrá verse a muy corto plazo en el flujo operativo de la compañía, apoyando tanto el alcance de los objetivos de la empresa, en su estabilidad, así como también la tranquilidad y seguridad de sus empleados.

Especialmente en esta época que todas las empresas han sufrido por el COVID-19 es donde mas se ha resaltado la importancia de tener un manual de empleado, específicamente que cubra los cambios o ajustes que se han tenido que realizar en el flujo operativo de los empleados en las compañías para que puedan sobrevivir a este duro impase.

Un punto mas que fue o será necesario incluir es el trabajo remoto, algo en lo que se ha tenido que profundizar en estos tiempos de COVID-19 y que como hemos podido ver ha llegado para quedarse, ya que ha demostrado ser beneficioso en muchas empresas, pero para que funcione adecuadamente es necesario dejar para el empleado y empleador las reglas claras de operación y que mejor para ello que el employee handbook.

¿Por qué crear un employee handbook?

• Una de las principales razones es asegurarse de poder cumplir con las regulaciones federales y estatales, es una forma de abarcar todos los puntos que nos permitan mantener segura a nuestra empresa.
  
• Es el camino correcto para garantizar que los empleados reciban un trato justo, ya que las reglas van a quedar claras en el documento y es importante resaltar que aplicaran para todos los que trabajen en la empresa.
  
• Evitar demandas, como sabemos este un punto que esta a la orden del día y con el cual si no tenemos cuidado nuestra empresa puede ser golpeada financieramente, incluso llevarnos hasta la quiebra dependiendo de la demanda, es por ello por lo que este es un punto muy importante para cubrir con el manual de empleados.
  
• Orientar a nuevos empleados y entrenar nuevos gerentes y supervisores. Definitivamente puede ser utilizado como herramienta de entrenamiento a varios niveles, una vez creado debemos sacar el máximo provecho de este.
  
• En algunos estados es una protección legal para la empresa, es por ello por lo que debemos tenerlo.

¿Como crear un employee handbook?

• Detallar las políticas de la empresa en las que sus operaciones cumplan con las leyes federales y estatales, entre las que se puedan resaltar puntos como el acoso laboral, discriminación, normas de seguridad industrial entre otros.
  
• También es importante detallar en el flujo correcto de las operaciones de la empresa lo que finalmente ayudara a que sea mas productiva y eficiente.
  
• Si bien el manual debe estar escrito en inglés, en algunos casos es conveniente traducirlo a otro idioma, esto dependiente si existe otro lenguaje que sea predominante en el estado, por ejemplo, en el estado de California gran parte de la fuerza laboral habla español con lo cual es recomendable tener los manuales de usuario tanto en inglés como en español.

Nota

Es importante que se ocupe de que todos sus empleados lo lean y comprenda todo lo que esta descrito en el mismo, es recomendable mantener un registro que demuestre bien sea con firma física o digital que esto ha sido realizado.

Si se realiza algún cambio importante sobre el mismo esto debe ser notificado a toda la fuerza laboral para que estén al tanto de los mismos y puedan seguir en base a ello las nuevas reglas descritas.

Después de todo lo descrito en este documento espero que comprenda la necesidad de tener un employee handbook en su empresa y compartirlo con los empleados, a la final es por el bien tanto de la empresa como de los que laboran en ella, es importante que para elaborarle solicite el soporte de un especialmente que lo pueda guiar para incluir toda la información que este requiere tanto desde el punto legal como desde el operativo.

Me avisa si tiene preguntas. Gracias,

Cristina Villanueva

414-800-9153

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La información contenida en este artículo no es asesoramiento fiscal o legal y no sustituye dicho asesoramiento. Las leyes estatales y federales cambian con frecuencia, y la información de este artículo puede no reflejar las leyes de su propio estado o los cambios más recientes a la ley. Para obtener asesoramiento fiscal o legal actual, consulte con un contador o un abogado.