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Cómo Contratar a tu Primer Empleado en California

La comunidad hispana es emprendedora por naturaleza, una vez que nos instalamos en un país queremos aprovechar las oportunidades que este nos ofrece al máximo,…

Julieth Munera August 3, 2022

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Cómo Contratar a tu Primer Empleado en California

Forum Description

La comunidad hispana es emprendedora por naturaleza, una vez que nos instalamos en un país queremos aprovechar las oportunidades que este nos ofrece al máximo, y no hay mejor manera de hacerlo que generando un negocio propio y brindando más oportunidades de empleo.

Hace un año y medio llegue a California con mi esposo, desde entonces hemos estado explorando múltiples posibilidades para aumentar nuestros ingresos y hacer realidad todos esos sueños que traemos en nuestras maletas.

Pensando en todos los que quieren iniciar su propio negocio como nosotros, escribí este artículo donde te cuento cómo contratar a tu primer empleado en California.

Antes de empezar debes saber que el salario mínimo para el año 2022 se encuentra fijado en $14/hora la hora si cuentas con 25 empleados o menos, o $15/hora si cuentas con 26 empleados en adelante.Si no hay un contrato formal, el empleado puede ser despedido sin previa justificación o aviso.
DIR (Department of industrial relation)

¿QUIEN ES UN EMPLEADOR?

Un empleador es un persona natural o jurídica que contrata una o más personas para trabajar por un jornal, salario u otra compensación. Los empleadores comprenden negocios unipersonales, LLC, LLP, entidades públicas, escuelas, asociaciones, entre otros.

Te conviertes en un empleador cuando contratas a uno más empleados y pagas remuneraciones superiores a $100 durante cualquier trimestre calendario. Las remuneraciones son la compensación por los servicios ejecutados, dentro de las cuales podemos mencionar pagos en efectivo, comisiones, bonos, y pagos en especie como alimentos o acomodación.

VAMOS PASO A PASO:

Si vas a convertirte en nuevo empleador debes realizar una serie de tareas fundamentales para garantizar un buen comienzo, cumpliendo con todos los reportes y deberes, especialmente en el tema de impuestos.

PASO 1: Antes de iniciar debes asegurarte obtener un número de identificación de empleador. Así es, si contratas uno o más empleados y pagas salarios superiores a $100 trimestrales tienes que registrarte como un empleador ante el EED (Employment Development Department).
PASO 2: Regístrate para obtener un número de cuenta para impuestos sobre la nómina del empleador esta se solicita ante el EED de manera online en e-Services for Business. Debes registrarte durante los 15 días siguientes si realizaste pagos de nómina superiores a $100. Incluye tu número de cuenta para impuestos sobre nómina en toda la correspondencia con el EED.
PASO 3: Esta etapa consta de cuatro acciones requeridas:
- Reporta a los nuevos empleados con el Reporte online de Nuevos Empleados (DE 34) que encuentras en e-Services for Business dentro de los 20 primeros días desde la fecha en que el empleado comienza sus funciones. Si adquiriste un negocio en marcha y contratas a cualquier persona que trabajaba para el empleador anterior, esta debe considerarse como nueva contratación y la tienes que reportar ante el EDD usando el Registro de Nuevos empleados.
- Reporta la información de un contratista independiente (DE542) usando el Reporte de Contratistas Independientes que encuentras en línea en e-Services for Business . Esta acción es requerida dentro de los primeros 20 días que hayas pagado a un contratista independiente un valor igual o superior a $600 por sus servicios, o en el caso de haber entrado en un contrato por un monto igual o superior a $600, lo que suceda primero.
- Comunica a tus empleados los folletos relacionados con retenciones a empleados, Seguro de desempleo (UI), seguro estatal de discapacidad (SDI) y licencia familiar pagada (PFL).
- Publica un aviso para empleados con información sobre beneficios y reclamos de UI, SDI y PFL. Este aviso debe publicarse en un lugar destacado, fácilmente visible para tus empleados. Si bien este debe ser enviado a su correo por el EDD una vez culmine su registro, en este enlace puedes ver una muestra del aviso a los empleados.

Es importante que reconozcas la diferencia entre un empleado y un contratista independiente, un estatus u otro lo diferencia el diligenciamiento de la forma SS-8. Si deseas comprender mejor cómo proceder con el DE34 y DE54 mira este video.

PASO 4: Realiza tu pago del Depósito de impuestos sobre la nómina (DE 88) para UI, Impuesto de capacitación laboral (ETT), SDI e Impuesto sobre la renta personal de California (PIT) en línea en e-Services for Business.
PASO 5: Nunca olvides presentar la Declaración Trimestral de Aportes e Informe de Salarios (Continuación) (DE 9) en línea en e-Services for Business. Allí podrás conciliar los impuestos y montos retenidos con sus depósitos DE 88 para el trimestre. Además, debes remitir una Planilla Trimestral de Aportes y el Informe de salarios (continuación) (DE 9C) para informar el total de los salarios pagados, los salarios del PIT y el PIT retenido por cada empleado por el trimestre.

Estos informes vencen el 1 de enero, 1 de abril, 1 de julio y 1 de octubre de cada año y deben ser presentados incluso si no tiene nómina durante un trimestre calendario.

NOTA IMPORTANTE: Asegúrate de mantenerte al día con todas la regulaciones y actualizaciones emitidas tanto por la Agencia de empleo y fuerza laboral de California, y el Departamento federal del empleo .

OTRAS CLAVES PARA CONTRATAR AL MEJOR PERSONAL

Genera una oferta de empleo atractiva, que explique claramente cuáles habilidades y aptitudes esperas en tu nuevo empleado. Evalúa bien a tu candidato, no sólo en sus capacidades técnicas sino también sobre sus aspiraciones, la capacidad para trabajar en equipo y sus valores personales, de manera que se alinee con los valores de tu negocio. Finalmente asegúrate de que tu empleado tenga una adecuada inducción, presentación con el equipo de trabajo y entrega de herramientas, el día que comienza sus actividades de manera que sienta confianza y seguridad a la hora de empezar sus funciones.

ACCIONES REQUERIDAS:

California es uno de los estados con los estándares de empleabilidad más altos de la nación, y con las sanciones más estrictas si no se cumplen con esos criterios. Por ello asegúrate de que tú y tu empleado hayan cumplido con el diligenciamiento de todas las formas y el reporte de los documentos requeridos.

Te recomendamos elaborar una lista de chequeo como la que sigue:

Carta de oferta de trabajo firmada
Formulario de impuestos W2
Formulario I-9 y documentos de respaldo
Formulario de autorización de depósito directo
Formulario federal W-4
Formulario de impuestos sobre la nómina de California DE 4
Formulario de datos personales del empleado
Formularios de póliza de seguro de compensación para trabajadores de la empresa
Formularios de póliza de seguro de salud de la empresa
Formulario de autoidentificación de discapacidad (si se hacen negocios con el gobierno)
Acuerdo de confidencialidad de la empresa (si corresponde)

Espero que esta información te haya sido tan útil como lo fue para mí! Te lo dejo en un gráfico:

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