Entre los desafíos que tienen las firmas de servicios profesionales para entregar sus servicios usando Internet, está la calidad de las reuniones que se están ofreciendo.

3 cuestiones básicas para una buena junta virtual

1. ¿Se ha fijado si su cliente ve bien su imagen en la videoconferencia? ¿Qué tal el audio? Imagen y audio son dos factores extremadamente importantes en una reunión virtual. Y existen múltiples factores que pueden interferir con proporcionar una buena experiencia de servicio a sus clientes. Uno de ellos es su conectividad local ¿qué tal está la estabilidad de su señal de Wi-Fi?

2. ¿Sabía que la velocidad de su conexión puede variar dependiendo del lugar de dónde se encuentre en su casa u oficina? Si tiene una baja velocidad, sin dudas que su videoconferencia se verá afectada con interrupciones, pérdida de audio, congelamiento de su imagen, lo cual es odioso para cualquier ser humano si ello persiste durante toda la reunión. Para mejorar su conectividad es preciso ubicarse en una zona donde el Wi-Fi le entregue una alta velocidad. Esto lo puede realizar escaneando su espacio físico con algún analizador de Wi-Fi. Uno muy simple de usar es NetSpot, con el que puede medir la fuerza de su señal Wi-Fi y la velocidad que está obteniendo en un punto físico específico. Esto le permitirá saber si está o no teniendo las mejores condiciones para poder entregar una buena reunión videoconferencia, sin interrupciones.

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3. ¿Sabía que al utilizar un audífono conectado a su notebook es altamente probable que siga usando el micrófono de su equipo y no el de ese audífono? Esta es una situación muy común y que muy pocos se enteran de ello. Sin embargo, es importante ocuparse pues quien sufre es su cliente y usted es quien está ofreciendo un servicio de menor calidad. Los micrófonos de los buenos audífonos habitualmente incluyen supresores de ruido. Esto atenúa el molesto ruido ambiente y mejora considerablemente la calidad de los sonidos que usted provee. Respecto al audio, existe una gran oferta de dispositivos ¿Qué criterios usar para seleccionar el modelo apropiado? El primero, es la disponibilidad de supresión de ruidos. Si no lo tiene, descártelo, aunque sea de una marca reconocida. No va a resolver el problema de fondo. El segundo criterio, sea de una marca reconocida en audio, como Sony, JBL, Bose, Panasonic, Apple. El otro criterio es que el cable, si es su elección, sea firme y grueso. Los hilos delgados soportan menos los movimientos y tirones diarios los que, finalmente, terminarán por provocar algún mal rato.

Otras medidas complementarias para mejorar su entorno virtual

El ambiente físico es vital para ofrecer una mejor experiencia a sus clientes en las reuniones, debe cuidar el aspecto de su entorno. Por ejemplo, si tiene las ventanas abiertas, se sentirá el ruido de la calle, los vehículos, bocinas, etc. Cierre sus ventanas durante sus reuniones. Es lo mejor. Por muy buenos que sean sus audífonos, no evitará que una molesta sirena de ambulancia perjudique su reunión. Si además su lugar de reuniones está con otras personas que conversan y hablan por teléfono, o niños que juegan, ello lo perturbará principalmente a usted y lo sacará de concentración, además de molestar a su cliente con el bullicio de fondo, pues además, verá que usted no le está ofreciendo una zona segura y confidencial para conversar de sus asuntos.

La iluminación que tiene su rostro para entregar una mejor imagen en la reunión. Su rostro debe verse iluminado en forma pareja. Lo mejor es que ponga una lámpara detrás de su pantalla. Así dará más realce y calidad a su cara. Si está oscuro y con sombras, emitirá una mala imagen. Si utiliza su notebook y su pantalla está inclinada, su rostro se desfiguró y no mostrará su mejor ángulo. Su cliente lo percibirá un tanto diferente. Usted quiere lucir bien. Levante su notebook al menos a la altura de sus hombros para que desaparezca esa barbilla deformada por la inclinación, que nos hace aparecer con varios kilos de más.

Una buena imagen también es algo acogedor para su cliente. Es parte de esa experiencia que usted le entrega en cada momento.

Por último, fíjese bien qué es lo que hay detrás suyo en su videoconferencia. Ocúpese de poner algo acogedor o que no distraiga la concentración suya ni de su cliente. Por ejemplo, una imagen de los niños jugando detrás no es aconsejable como paisaje. Si es una pared con fondo blanco, estupendo. Juegue con las opciones de su aplicación y utilice de preferencia algún fondo que solo lo muestre a usted. Evite poner una nave espacial o el Golden Gate, aunque son atractivos, tienden a producir desconcentración. Usted necesita aprovechar al máximo los 30 minutos que tiene con su cliente.

Me avisa si tiene preguntas. Gracias,

Cristian Ocaña
(415) 658-9987
[email protected]

La información contenida en este artículo no es asesoramiento fiscal o legal y no sustituye dicho asesoramiento. Las leyes estatales y federales cambian con frecuencia, y la información de este artículo puede no reflejar las leyes de su propio estado o los cambios más recientes a la ley. Para obtener asesoramiento fiscal o legal actual, consulte con un contador o un abogado.