Cómo Contratar a tu Primer Empleado en California

La comunidad hispana es emprendedora por naturaleza, una vez que nos instalamos en un país queremos aprovechar las oportunidades que este nos ofrece al máximo, y no hay mejor manera de hacerlo que generando un negocio propio y brindando más oportunidades de empleo.

Hace un año y medio llegue a California con mi esposo, desde entonces hemos estado explorando múltiples posibilidades para aumentar nuestros ingresos y hacer realidad todos esos sueños que traemos en nuestras maletas.

Pensando en todos los que quieren iniciar su propio negocio como nosotros, escribí este artículo donde te cuento cómo contratar a tu primer empleado en California.

Antes de empezar debes saber que el salario mínimo para el año 2022 se encuentra fijado en $14/hora la hora si cuentas con 25 empleados o menos, o $15/hora si cuentas con 26 empleados en adelante.Si no hay un contrato formal, el empleado puede ser despedido sin previa justificación o aviso.

DIR (Department of industrial relation)

¿QUIEN ES UN EMPLEADOR?

Un empleador es un persona natural o jurídica que contrata una o más personas para trabajar por un jornal, salario u otra compensación. Los empleadores comprenden negocios unipersonales, LLC, LLP, entidades públicas, escuelas, asociaciones, entre otros.

Te conviertes en un empleador cuando contratas a uno más empleados y pagas remuneraciones superiores a $100 durante cualquier trimestre calendario. Las remuneraciones son la compensación por los servicios ejecutados, dentro de las cuales podemos mencionar pagos en efectivo, comisiones, bonos, y pagos en especie como alimentos o acomodación.

VAMOS PASO A PASO:

Si vas a convertirte en nuevo empleador debes realizar una serie de tareas fundamentales para garantizar un buen comienzo, cumpliendo con todos los reportes y deberes, especialmente en el tema de impuestos.

• PASO 1: Antes de iniciar debes asegurarte obtener un número de identificación de empleador. Así es, si contratas uno o más empleados y pagas salarios superiores a $100 trimestrales tienes que registrarte como un empleador ante el EED (Employment Development Department).
• PASO 2: Regístrate para obtener un número de cuenta para impuestos sobre la nómina del empleador esta se solicita ante el EED de manera online en e-Services for Business. Debes registrarte durante los 15 días siguientes si realizaste pagos de nómina superiores a $100. Incluye tu número de cuenta para impuestos sobre nómina en toda la correspondencia con el EED.
• PASO 3: Esta etapa consta de cuatro acciones requeridas:
  • Reporta a los nuevos empleados con el Reporte online de Nuevos Empleados (DE 34) que encuentras en e-Services for Business dentro de los 20 primeros días desde la fecha en que el empleado comienza sus funciones. Si adquiriste un negocio en marcha y contratas a cualquier persona que trabajaba para el empleador anterior, esta debe considerarse como nueva contratación y la tienes que reportar ante el EDD usando el Registro de Nuevos empleados.
  • Reporta la información de un contratista independiente (DE542) usando el Reporte de Contratistas Independientes que encuentras en línea en e-Services for Business . Esta acción es requerida dentro de los primeros 20 días que hayas pagado a un contratista independiente un valor igual o superior a $600 por sus servicios, o en el caso de haber entrado en un contrato por un monto igual o superior a $600, lo que suceda primero.
  • Comunica a tus empleados los folletos relacionados con retenciones a empleados, Seguro de desempleo (UI), seguro estatal de discapacidad (SDI) y licencia familiar pagada (PFL).
  • Publica un aviso para empleados con información sobre beneficios y reclamos de UI, SDI y PFL. Este aviso debe publicarse en un lugar destacado, fácilmente visible para tus empleados. Si bien este debe ser enviado a su correo por el EDD una vez culmine su registro, en este enlace puedes ver una muestra del aviso a los empleados.

Es importante que reconozcas la diferencia entre un empleado y un contratista independiente, un estatus u otro lo diferencia el diligenciamiento de la forma SS-8. Si deseas comprender mejor cómo proceder con el DE34 y DE54 mira este video.

• PASO 4: Realiza tu pago del Depósito de impuestos sobre la nómina (DE 88) para UI, Impuesto de capacitación laboral (ETT), SDI e Impuesto sobre la renta personal de California (PIT) en línea en e-Services for Business.
• PASO 5:  Nunca olvides presentar la Declaración Trimestral de Aportes e Informe de Salarios (Continuación) (DE 9) en línea en e-Services for Business. Allí podrás conciliar los impuestos y montos retenidos con sus depósitos DE 88 para el trimestre. Además, debes remitir una Planilla Trimestral de Aportes y el Informe de salarios (continuación) (DE 9C) para informar el total de los salarios pagados, los salarios del PIT y el PIT retenido por cada empleado por el trimestre.

Estos informes vencen el 1 de enero, 1 de abril, 1 de julio y 1 de octubre de cada año y deben ser presentados incluso si no tiene nómina durante un trimestre calendario.

NOTA IMPORTANTE: Asegúrate de mantenerte al día con todas la regulaciones y actualizaciones emitidas tanto por la Agencia de empleo y fuerza laboral de California, y el Departamento federal del empleo .

OTRAS CLAVES PARA CONTRATAR AL MEJOR PERSONAL

Genera una oferta de empleo atractiva, que explique claramente cuáles habilidades y aptitudes esperas en tu nuevo empleado. Evalúa bien a tu candidato, no sólo en sus capacidades técnicas sino también sobre sus aspiraciones, la capacidad para trabajar en equipo y sus valores personales, de manera que se alinee con los valores de tu negocio. Finalmente asegúrate de que tu empleado tenga una adecuada inducción, presentación con el equipo de trabajo y entrega de herramientas, el día que comienza sus actividades de manera que sienta confianza y seguridad a la hora de empezar sus funciones.

ACCIONES REQUERIDAS:

California es uno de los estados con los estándares de empleabilidad más altos de la nación, y con las sanciones más estrictas si no se cumplen con esos criterios. Por ello asegúrate de que tú y tu empleado hayan cumplido con el diligenciamiento de todas las formas y el reporte de los documentos requeridos.

Te recomendamos  elaborar una lista de chequeo como la que sigue:

• Carta de oferta de trabajo firmada
• Formulario de impuestos W2
• Formulario I-9 y documentos de respaldo
• Formulario de autorización de depósito directo
• Formulario federal W-4
• Formulario de impuestos sobre la nómina de California DE 4
• Formulario de datos personales del empleado
• Formularios de póliza de seguro de compensación para trabajadores de la empresa
• Formularios de póliza de seguro de salud de la empresa
• Formulario de autoidentificación de discapacidad (si se hacen negocios con el gobierno)
• Acuerdo de confidencialidad de la empresa (si corresponde)

Espero que esta información te haya sido tan útil como lo fue para mí! Te lo dejo en un gráfico: