Reglas para 1099 Contratistas

Muchas empresas están emitiendo el formulario 1099 incorrectamente. El nuevo 1099-NEC reemplazó al 1099-Misc, sin embargo, muchos contratistas todavía reciben el 1099-Misc. Esto puede generar multas para la empresa y un dolor de cabeza para el contratista a la hora de presentar la declaración de impuestos.

Las multas pueden ir de $50 a $100 por formulario o incluso puede recibir multas de $550 por proporcionar una 1099 incorrecta, sin embargo, aunque es un proceso de cuidado no es tan complicado.

Cuáles son las 1099 más comunes a utilizar

1099-NEC: Se utiliza para pagos a contratistas, siempre que el pago sea mas de $600. Es importante resaltar que esta forma de pago es para personas o empresas que no sean empleados directos de su empresa, si usted realiza un pago con 1099-NEC a un empleado el IRS lo multara por ello y le obligara a pagar las obligaciones que por ley tenga pendiente.

Las 1099-NEC no se emiten para pagos personales, solo se aplica para pagos atribuidos a la empresa que usted maneja.

1099-MISC: Este lo emplearía para realizar pagos de misceláneos, es decir, realizar pagos de alquiler, premios, recompensas u otros ingresos, que no impliquen pagar por un servicio que entre dentro de una 1099-NEC. Si bien se usa para gastos dentro de su empresa debe ser focalizado en este tipo de variantes de pagos adicionales o fijos que no representan contratar a alguien o empresa para un trabajo puntual.

1099-INT: Esta se utiliza para reflejar pagos por intereses referentes a inversiones o prestamistas.

1099-DIV: Se utiliza para informar dividendos sobre el manejo de una empresa o inversión, es que generalmente entregan los bancos o fondos de inversión a las personas que tienen plazos fijos, acciones, entre otros y que lo utilizan para luego realizar su declaración de impuestos al IRS.

Si usted tiene una corporación C con accionistas a los cuales debe pagar sus ganancias, este sería básicamente el formato que debería utilizar para ello y que luego se utilizaría para que cada uno pague sus impuestos personales tal cual como lo define en sus reglas el IRS.

1099-R: Mediante este formulario se representan los beneficios de jubilación, pensiones y anualidades, también se recibe generalmente cuando hablamos de cuentas IRA o un 401K.

Como puede ver cada una de ellas se ajusta a una necesidad distinta y en base a ello deben ser utilizadas, completadas y entregadas, de esta forma cumplimos con los procesos establecidos y evitamos multas que tanto afectan la productividad y costos de nuestra compañía.

Que no genera un formulario 1099

No todos los pagos que realiza una empresa generan 1099, los vendedores de mercadería, flete, almacenaje, insumos o artículos similares. No requiere que se realiza este tipo de formulario con un pago directo bastaría.

Tampoco aplicaría para los pagos que realice con su tarjeta de crédito, debito o PayPal, ya que estas corporaciones o redes de pagos emiten sus propias 1099-K.

Puntos importantes para considerar

  • Si utiliza Venmo para pagar gastos a personas o empresas por más de 600 dólares va a tener que generar su 1099 ya que este sistema no lo hace de forma automática.
  • No puede imprimir 1099 directamente de la pagina web del IRS y llenarlas para entregarlas, esto son documentos que se emiten por triplicado y deben ser solicitados y retirados en los puntos identificados para ello. (Correo, centro de servicio, punto de venta)
  • Todas las 1099-NEC deben enviarse antes del primero de febrero y el resto de las 1099 antes del primero de marzo, sobre pasar estas fechas puede generar multas para su empresa.
  • Si tiene más de 250 formularios de 1099 debe presentarlos ante el IRS de forma electrónica si no lo hace será multado por ello.
  • Si además del IRS su estado le solicita que enviase las 1099 debe hacerlo a las dos entendidas por separado ya que el IRS no va a compartir su información con el estado solicitante, con lo cual le sugiero que revise su ley estadal sobre este punto.
  • Si usted recibe una 1099 y no la incluye en su declaración es muy posible que el IRS le reclame por ello, ya que ellos revisan esta información. No solo recibirá una multa si no, que tendrá que pagar los intereses que esto genere hasta que realice finalmente el pago correspondiente.

Tómese esto muy en serio y evítese multas o problemas que nadie quiere tener en su empresa especialmente con el IRS.

Me avisa si tiene preguntas. Gracias,

Cristina Villanueva
414-800-9153


La información contenida en este artículo no es asesoramiento fiscal o legal y no sustituye dicho asesoramiento. Las leyes estatales y federales cambian con frecuencia, y la información de este artículo puede no reflejar las leyes de su propio estado o los cambios más recientes a la ley. Para obtener asesoramiento fiscal o legal actual, consulte con un contador o un abogado.

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