Descubra los secretos de las auditorías de Worker’s Comp y mantenga su negocio a salvo

¿Qué es una auditoría de póliza de indemnización por accidentes de trabajo?

Una Worker’s Comp Audit es un proceso de revisión formal, normalmente realizado al final de la vigencia de una póliza, para garantizar que una empresa ha pagado la prima correcta por su cobertura de seguro de indemnización por accidentes de trabajo.

Dado que las primas se basan en la nómina estimada y las clasificaciones de puestos de trabajo facilitadas al inicio de la póliza, la auditoría compara esas estimaciones con la nómina real y las funciones de los empleados durante el período de vigencia de la póliza.

Cómo funciona la auditoría

Propósito: La auditoría verifica que sus estimaciones iniciales (como la nómina y las clasificaciones de puestos) coinciden con lo que realmente ocurrió durante el año de la póliza. Si hay discrepancias, su prima puede ajustarse, ya sea dando lugar a un cargo adicional o a un reembolso.

Proceso: La compañía de seguros solicitará documentación, incluidos registros de nóminas, documentos fiscales y detalles sobre las funciones de los empleados. La auditoría puede realizarse por correo, teléfono, Internet o en persona, en función del tamaño de su empresa y de los requisitos de la aseguradora.

Calendario: Las auditorías suelen realizarse anualmente, una vez finalizado el periodo de vigencia de la póliza o cuando se cancela una póliza.

¿Qué se revisa durante una auditoría?

Registros de nóminas: La nómina real pagada a los empleados durante el periodo de la póliza, incluidas las horas extraordinarias y las bonificaciones.

Clasificaciones de puestos: Las funciones y deberes específicos de los empleados, ya que los diferentes tipos de trabajo conllevan diferentes niveles de riesgo y, por lo tanto, diferentes tipos de primas.

Subcontratistas: Si los subcontratistas utilizados tenían su propia cobertura de compensación de trabajadores. Si no es así, es posible que también tenga que pagar sus nóminas.

Otros documentos financieros: Registros fiscales, extractos bancarios y otros documentos que ayuden a verificar la nómina y los datos de empleo.

¿Por qué son necesarias las auditorías?

Exactitud: Para asegurarse de que paga por la cobertura exacta que necesita, ni más ni menos.

Cumplimiento: La mayoría de los estados exigen auditorías anuales de la compensación de los trabajadores para garantizar que las empresas siguen cumpliendo la normativa sobre seguros.

Gestión de riesgos: Las auditorías ayudan a las aseguradoras a evaluar con precisión el riesgo y establecer las primas adecuadas para futuras pólizas.

¿Qué ocurre después de la auditoría?

• Si su nómina real fue superior a la estimada, es posible que deba una prima adicional.
• Si su nómina fue inferior a la estimada, puede recibir un reembolso o un crédito.
• La aseguradora le notificará cualquier cambio en la prima y le facilitará un resumen de los resultados de la auditoría.

Una auditoría del seguro de accidentes de trabajo es un proceso obligatorio y rutinario que garantiza que su empresa paga la cantidad correcta por el seguro de accidentes de trabajo en función de la nómina real y las clasificaciones de los puestos de trabajo durante el periodo de vigencia de la póliza. Protege tanto a la aseguradora como a la empresa, ya que ajusta las primas al riesgo real y a las necesidades de cobertura.

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