¿Qué debo incluir en una factura (invoice) y cómo enviarla a mis clientes? 

Una factura (invoice) es un documento que se utiliza para registrar una venta entre un vendedor y un comprador. Típicamente, los negocios mandan una factura a los clientes después de haber entregado algún material/producto o finalizado algún servicio.

¿Por qué es una factura importante?

La factura tiene como propósito rastrear lo que el comprador queda a deber después de haber finalizado una compra. Las facturas también son útiles para recibir pagos completos a tiempo. A su vez también sirven para registrar las ventas y rastrear lo siguiente;

Adicionalmente, las facturas pueden proteger a su compañía en caso de una auditoría, ya que hay registros existentes. Facturas detalladas pueden mostrarle al IRS exactamente de donde viene el dinero que usted está recibiendo y así evitarse dolores de cabeza a la hora de declarar sus impuestos. 

¿Que debo incluir en una factura?

Al crear una factura los 5 componentes primarios que hay que incluir son los siguientes: 

1. Numero de factura 
2. Fechas  
3. Datos de contacto de su negocio 
4. Descripción de los servicios o materiales 
5. Terminos de pagos

Numero de factura 

Un número de factura debe de ser incluido a cada factura dada. Este número sirve de referencia para rastrear información sobre la cuenta de sus clientes.

Fechas 

La fecha inicial de factura indica la hora y la fecha en la cual él vendedor registra la transacción y envía la factura a el cliente. Esta fecha es una parte importante de la factura ya que indica el día inicial del término acordado para finalizar los pagos. Típicamente, el término de el pago es de 30 días, pero esto puede variar dependiendo de los acuerdos entre el cliente y usted. Finalmente, no olvide que es importante también incluir la fecha en la cual los servicios fueron prestados.

Datos de su negocio 

Al crear su factura asegúrese de incluir los datos importantes de su negocio como; nombre del negocio, dirección, número telefónico, correo electrónico, seguido por los mismos datos del cliente.

Descripción detallada de los servicios o productos

Es muy importante describir detalladamente los servicios o productos que usted haya proveído a el cliente, aquí puede encontrar algunos de los puntos importantes que hay que incluir en sus descripciones; 

1. Fecha en la cual los servicios fueron prestados 
2. Una breve descripción de los servicios que fueron proveídos 
3. Cuantas unidades el cliente ordenó 
4. El costo por unidad 
5. El número total de unidades 
6. El costo total (incluyendo servicios o productos extras) 
7. Total de impuestos

Terminos de pagos 

Es importante proveer información detallada sobre las expectativas de pago para así recibir pagos a tiempo. Sus términos de pagos deben especificar el tiempo que su cliente tiene para concluir el pago desde el momento de compra. 

Escoja términos de pagos que motiven a los clientes entregar pagos temprano, así sus ingresos serán maximizados. Una opción de término de pago puede ser que usted escoja recaudar la mitad de costo total al inicio de la transacción y requiera la parte final del pago inmediatamente al finalizar la transacción. 

Al establecer términos de pago, no olvide considerar cómo manejar pagos atrasados. Tal vez, también quiera considerar el establecimiento de un historial de crédito especialmente para aquellos clientes con grandes compras. 

¿Cómo enviar una factura?

Una de las decisiones más importantes al crear una factura es, ¿cómo será enviada? 

Afortunadamente existen varias opciones y todo dependerá de la cual usted se sienta más cómodo/a. Estas son las 3 formas más comunes para enviar su factura de negocio. 

1. Correo de buzón. Si su cliente no utiliza correo electrónico o un sistema en línea de facturas, tendrá que imprimir la factura y enviarla por buzón. Este proceso tomará un poco de más tiempo.  
   
2. Correo electrónico. Esta alternativa es una de las formas más rápidas de enviar una factura. Usted puede crear una plantilla por medio de un programa de internet o por Excel o Word el cual lo puede convertir en una PDF y enviar a sus clientes. En el correo electrónico mencione el propósito del correo e incluya una línea de asunto. Aquí puede encontrar algunas plantillas de invoices gratis y descargarlas a su computador.
   
3. Programa de internet para facturas. Hoy en día ya existen varios programas de internet como PayPal, XERO, WAVE o QuickBooks  los cuales puede utilizar para enviar sus facturas. La ventaja de utilizar algunos de estos programas es que existen varias plantillas de las cuales uste puede elegir para su negocio, los clientes también tienen acceso rápido a enlaces de pagos lo que facilita someter y recibir pagos. Estos programas en línea también incluyen diferentes herramientas como la oportunidad de enviar facturas automáticamente y automatizar recordatorios de pagos. 

En este artículo, hemos proveído una breve descripción de lo que una factura tiene que incluir y algunas opciones disponibles para hacerlo llegar a sus clientes. Le recomendamos que se conecte con su contador si tiene preguntas adicionales. No olvide que sus consultores de negocio en negozee están disponibles para cualquier pregunta o duda que tenga sobre cómo mejorar administrar y organizar su negocio.

Referencias: 

https://quickbooks.intuit.com/r/invoicing/what-is-an-invoice/

https://www.forbes.com/advisor/business/how-to-send-an-invoice

https://templates.office.com/en-us/invoice-timeless-design-tm11719738

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Acerca del autor:

Sinai Mendoza es la Promotora de la ventanilla de Asuntos Financieros y Emprendimiento en el Consulado Mexicano de Milwaukee [email protected]. Un programa creado bajo la colaboración de Negozee y el Consulado Mexicano de Milwaukee. Mendoza escribió este articulo para Negozee, una organización con fines de lucro la cual tiene como misión apoyar a los emprendedores latinos.

Este articulo no contiene asesoramiento fiscal o legal y no sustituye dicho asesoramiento. Las leyes estatales y federales cambian con frecuencia, y la información de este artículo puede no reflejar las leyes de su propio estado o los cambios más recientes a la ley.